Nếu nói về xin việc làm ắt hẳn các bạn sẽ liên tưởng đến cho những ngày tháng mệt mỏi căng thẳng, lo lắng tột độ, hay những cảm xúc thấp thỏm đợi kết quả phỏng vấn đúng không nào ?
Đã thế lại còn phải lúc nào cũng phải tràn đầy năng lượng cho các hoạt động tìm thông tin Doanh nghiệp, chuẩn bị CV, luyện tập phỏng vấn v.v… nhưng cuộc sống không phải lúc nào cũng như mong muốn. Mọi sự cố gắng đôi khi không phải lúc nào cũng mang lại thành công cho bạn. Và BẠN ĐÃ RỚT PHỎNG VẤN. Lại phải tìm Công ty mới rồi … Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi “Tại sao lại rớt?”, “Lý do là gì?”, “Tại sao họ không nói lý do không?”.
Vậy thì VYSA chia sẻ với bạn kinh nghiệm xương máu này nhé, hãy đọc kỹ từ đây này!
Có khá nhiều lý do doanh nghiệp không chọn bạn:
- CV bạn chưa đẹp,
- Cách bạn thể hiện chưa tốt
- Tiếng Nhật bạn chưa đạt
- Một lý do nhỏ khác đó chính: BẠN VIẾT EMAIL QUÁ SƠ SÀI, THẬM CHÍ CÒN RẤT TỆ!!
Lần này VYSA sẽ chỉ cho bạn cách viết email đúng cách để lấy điểm nhà tuyển dụng khi đi xin việc nhé ! LET’S GO!!
VIẾT EMAIL NHƯ THẾ NÀO LÀ ĐÚNG ?
Trong business 1 email được cho là đẹp là khi có đủ các thành phần: ① 件名、② 本文、③ 署名
① Tiêu đề (件名)
Tiêu đề email trong tiếng nhật gọi là 件名 (けんめい)
Thông thường tiêu đề email thật được ghi thật ngắn gọn và xúc tích để đối phương (người nhận email) có thể đoán sơ qua nội dung email trong tích tắc. Và họ sẽ ưu tiên trả lời cho bạn sớm hơn.
Mẹo 1: Thêm các từ phía sau nội dung chính.
Hãy sử dụng các cụm phía sau như 〇〇について、〇〇の件、〇〇に関して v.v…
Ví dụ: 「説明会日程について」、「説明会日程の調整」
Mẹo 2 : Cố gắng chuyển đổi nội dung thành 1 cụm danh từ
Thay vì bạn phải viết 1 câu dài và cuối câu là động từ, bạn nên thay đổi động từ đó sang danh từ sẽ làm cho tiêu đề xúc tích hơn bạn nhé. Và nhớ là đổi trợ từ phía trước nó nếu là を thành の.
Ví dụ:
「説明会の日程変更をお願いしたいですが、」
→ 「説明会の日程変更のお願い」
「説明会日程を調整したい」
→ 「説明会日程の調整」
② Phần chính (本文)
Trong phần chính bao gồm 5 mục nhỏ :
A. 宛名（Tên người nhận）
B. 挨拶（Chào mở đầu ）
C. 主文（Nội dung chính）
D. 結びの文（Câu kết）
E. 自分の名前（Ghi tên mình）
A. 宛名（Tên người nhận）
Hãy ghi thành 2 dòng 1 là dòng để tên công ty, 2 là để tên phòng ban và tên phụ trách
Ví dụ:
・〇〇株式会社
・〇〇部 山本 瞬様
Chú ý: Cụm từ 株式会社 có khả năng nằm trước hoặc nằm sau tên công ty nên bạn nhớ chú ý tránh viết sai. Đối với tên phụ trách nếu bạn không biết tên họ hãy thay tên bằng cụm ご担当 様 nhé.
B. 挨拶（Chào mở đầu）
Trước khi vào chủ đề chính nên chào hỏi như câu phía dưới:
※ Nếu lần đầu tiên bạn gửi email cho họ.
・突然のメールで失礼いたします。
・初めてご連絡いたします。
・お世話になります。
大変お世話になります。
※ Nếu bạn đã từng trao đổi email với họ rồi.
・お世話になっております。
・いつも大変お世話になっております。
Tiếp theo bạn hãy giới thiệu mình là ai, trường gì, đang học ngành nào đến nhà tuyển dụng.
・〇〇大学の経済学部の〇〇と申します。
・〇〇大学の経済学部で在学している〇〇でございます。
C. 主文（Nội dung chính）
Về phần nội dung chính chúng ta nên sắp xếp các ý ngắn gọn, tránh viết lòng vòng và các bạn có thể đầu bằng những cụm như sau:
・現在、この度、つきましては…
Tiếp theo thì ghi nội dung bạn muốn nói
Chú ý: Xem nghĩa của mỗi từ và dùng câu cho đúng nhé !
D. 結びの文（Câu kết）
Có 1 số bạn thường sử dụng cho câu kết bằng 1 câu ngắn gọn 「よろしくお願いいたします。」 Nhưng thực chất câu kết khi viết email rất nhiều và rất phức tạp tùy theo trường hợp và sau đó mới là câu よろしくお願いいたします。
Dưới đây là một số câu chia theo trường hợp, hãy sử dụng nhiều hơn khi viết email nhé!
※ Khi bạn đã chốt lịch buổi tham gia nghe giới thiệu Doanh nghiệp với nhà tuyển dụng
・〇〇様よりお話を伺うのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い致します。
・〇〇様にお目にかかるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い致します。
・〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い致します。
※ Nếu bạn không biết tên họ hãy thay đổi thành ご担当様
※ Khi bạn nội dung bạn trình bày ở trên mang nghĩa nhờ vả thay đổi lịch tham gia buổi nghe giới thiệu Doanh nghiệp
・ご面倒をかけて恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。
・ご多忙の中（なか）、お手数をおかけして申し訳ございませんが、
ご検討くださいますように何卒よろしくお願い申し上げます。
・お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。
ご検討いただければ幸いです。
E. 自分の名前（Ghi tên mình）
Sau cuối cùng hãy ghi tên mình vào cuối thư theo đúng tác phong viết email business nhé.
Bạn có thể để tên của mình hoặc họ hoặc cả họ và tên không cần quan tâm phải ghi hiragana hay là romaji đâu nhé !
③ Chữ ký (署名)
Để email của mình trở nên chuyên nghiệp và có phần chuẩn bị đầy đủ trong mắt nhà tuyển dụng thì tốt nhất bạn nên cài cài sẵn chữ ký của mình trong phần cài đặt của gmail, chỉ cần cài 1 lần hệ thống sẽ được tự động khi gửi email hay trả lời email nó sẽ hiện sẵn lên cho mình!
Thông tin cần phải cho vào chữ ký email bao gồm:
Dòng 1: Tên trường và tên ngành bạn đang học
Dòng 2: Tên bạn bao gồm chữ lớn romaji và cả cách đọc katakana ở bên cạnh
Dòng 3: Để địa chỉ nơi bạn đang ở
Dòng 4: Để địa chỉ email
Dòng 5: Số điện thoại (không bắt buộc)
Đó chính là kết cấu của 1 email hoàn chỉnh, bạn thấy thế nào? Có lẽ hơi rườm rà so với việc gửi email ở Việt Nam phải không nào? Nhưng để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng đôi khi không chỉ là khả năng, thể hiện trong cuộc phỏng vấn mà mình cũng có thể gây ấn tượng mạnh mẽ với doanh nghiệp đấy. Hi vọng các bạn có thể áp dụng vào trong việc xin việc của mình.
Chúc các bạn thành công!
