Kinh nghiệm: Quá trình xin việc của tôi.


Tiếp theo loạt bài TÌM VIỆC TẠI NHẬT, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các bạn tham gia JOBFAIR, chúng tôi tiếp tục giới thiệu bài viết của anh Tạ Duy Thắng, người vừa trải qua quá trình tìm việc và đã nhận được naitei. Xin mời các bạn tham khảo các kinh nghiệm rất hay của anh Thắng để chuẩn bị tham gia Jobfair một cách hiệu quả nhất.


Mỗi người có một hoàn cảnh riêng, cá tính và sở thích riêng tùy thuộc vào cá nhân người đó, nên thường rất khó có thể tìm ra một phương pháp chung cho tất cả mọi người. Tìm việc cũng vậy. Bài viết này không chỉ đơn thuần tường thuật lại kinh nghiệm tìm việc tại Nhật; mà hơn hết, người viết muốn mô tả lại toàn bộ quá trình một cách hệ thống nhất có thể. Nghĩa là các bước sẽ trình bày dưới đây có mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau giúp người đọc có một cái nhìn tổng quát hơn về toàn bộ quá trình tìm việc tại Nhật, tuy vất vả những sẽ học được nhiều.
Cuối cùng, tác giả hy vọng các bạn sẽ tìm thấy một điều gì có ích sau khi đọc bài viết này.

[1] Nên bắt đầu từ đâu?
Trước tiên là hãy bắt đầu bằng cách tham gia các hội chợ việc làm, Job Fair.
Chú ý một điều là ở Nhật, job fair thường chỉ là nơi giới thiệu về công ty chứ không tiến hành tuyển dụng trực tiếp (như thi viết, phỏng vấn). Trừ trường hợp đặc biệt do điều kiện về thời gian và địa điểm (e.g VYSA Job Fair lần này), các công ty tham gia có thể tiến hành phỏng vấn ngay. Thường thì có nhiều công ty cũng tham gia một lúc, họ liên tục tiến hành những section nhỏ giới thiệu về công ty như nội dung công việc, chiến lược phát triển, hay thông tin về họ cần những người như thế nào làm việc cùng. Bạn nên chú ý những thông tin trên, vì điều này sẽ rất có ích cho bạn khi viết entry-sheet (một dạng CV), hay phỏng vấn sau này.

1.1 Trước khi tham gia:
Nên dành thời gian thu thập thông tin chi tiết về công ty sẽ tham gia.
Thường thì hay có suy nghĩ, cứ đến cái đã xem thế nào. Tuy nhiên, mình khẳng định ngay, làm thế sẽ tốn thời gian và công sức của bạn một cách không cần thiết. Do có nhiều công ty cùng tham gia, và có rất nhiều công ty cũng tiến hành giới thiệu cùng một lúc trong một không gian rộng lớn, bạn có bỏ lỡ buổi giới thiệu của cty mình thích hôm đó. Bạn nên tìm hiểu xem những công ty nào sẽ tham gia, những công ty nào nên nghe và chuẩn bị một số thông tin cần thiết. Đến nơi, bạn sẽ không mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, và lựa chọn.
1.2 Khi tham gia:
Một điều mình khuyến khích mọi người khi tham gia Job Fair: nên ghi chép và nên đặt câu hỏi đối với nhà tuyển dụng!
– Tại sao lại ghi chép? Vì thường có rất nhiều công ty cùng tham gia, họ giới thiệu rất nhiều; nên việc nhớ toàn bộ là rất khó khăn và cũng không cần thiết. Hơn nữa, thông tin này sẽ được dùng cho [2],[3].
– Còn tại sao nên đặt câu hỏi? Theo kinh nghiệm mình thì hầu hết các sinh viên tham gia (không phân biệt Nhật hay nước ngoài) thường rất ngại đặt câu hỏi trước đám đông. Nếu bạn cũng vậy thì nên tranh thủ tóm lấy nhà tuyển dụng sau buổi giới thiệu để hỏi thêm. Nếu bạn gây được cảm tình trong lần tham gia Job Fair đấy thì sẽ có lợi cho bạn vì nhiều người trong số họ rất có thể là người trực tiếp phỏng vấn bạn trong những lần sau (Chi tiết tham khảo [6])
Thế ngoài cái Job Fair kiểu này, tôi muốn tham gia buổi seminar giới thiệu chi tiết hơn về công ty mà tôi thích thì thế nào?
Chính xác, job fair kiểu trên chỉ là một lựa chọn. Sau khi bạn đăng kí thông tin cá nhân vào các site tìm việc (xem [8]), bạn sẽ nhận được những thông tin về ngày giờ, địa điểm tổ chức seminar của từng công ty riêng. Chỉ cần đăng kí là bạn có thể đến tham dự. Tất nhiên, việc tham dự là không bắt buộc nếu bạn muốn được nhận vào công ty đó, nhưng sẽ cần thiết vì bạn sẽ chủ động hỏi thêm NTD về công ty sau đó.

[2] Phân tích bản thân (自己分析)
Bản thân mình nghĩ đây là một trong những bước rất quan trọng, nó quyết định phần lớn việc bạn có thành công hay không. Do đó, bạn nên dành nhiều thời gian cho việc này. Vậy, phân tích bản thân (PTBT) thì gồm những công việc gì, và nên làm như thế nào?
PTBT hiểu một cách đơn giản là cần phải xác định xem mình đã làm những gì, muốn làm những gì, và đâu là điểm yếu-điểm mạnh của bạn thân.
Nên quen với cách trước khi bạn nói ra một điểm gì, cần phải có dẫn chứng cụ thể dựa vào những gì bạn đã làm.
Ví dụ, bạn nghĩ muốn làm việc liên quan đến Việt Nam, vậy thì cụ thể là liên quan như thế nào (phát triển dịch vụ ở Việt Nam, hay làm kĩ sư cầu nối giữa Việt Nam và Nhật Bản). Hoặc bạn muốn làm về IT thì cụ thể là bộ phận nào, phát triển hệ thống hay outsourcing, hay tiếp thị sản phẩm.
Sau đó, bạn phải xác định tiếp, tại sao bạn lại muốn làm việc đó. Điều này có thể trả lời dựa vào chuyên môn của bạn, hoặc những hoạt động xã hội, các công việc làm thêm khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Từ kinh nghiệm bản thân, mình khuyên các bạn không nên tự giới hạn cái mà mình muốn làm. Nếu bạn học về kinh tế, lịch sử, xã hội học thì bạn cũng nên thử sức ở các công ty về IT, telecom, consultant hay xây dựng ở các bộ phận sale, marketing, IT specialist, hay thiết kế. Vì ở đó luôn có những bộ phận sử dụng được điểm mạnh của bạn. Còn nếu không có đi chăng nữa, thì bạn sẽ học được thêm nhiều điều. Hãy nhớ là ở trường (dù là Todai, hay Waseda, Keio, Tokodai) chỉ dạy cho mình cách suy nghĩ, và tiếp cận vấn đề để bạn có thể xử lý được với bất cứ tình huống nào. Hãy tỏ ra linh hoạt và mở rộng phạm vi quan tâm của mình.
Thế có bạn hỏi: tôi học về kinh tế phát triển ở một trường ĐH rất bình thường, tôi không dám chắc rằng mình có nên đăng kí vào các công ty lớn như IBM, NTT hay không? Câu trả lời của tôi là bạn nên thử sức mình. Hãy cứ đăng kí, hãy cứ chuẩn bị cho buổi thì viết và phỏng vấn tốt, cơ hội luôn có đối với bạn. Chi tiết bạn có thể tham khảo [5.3]
Thế tôi là sinh viên Master, học ở Todai, nghiên cứu về khả năng ứng dụng các loại năng lượng mới thì tôi có nên thử sức mình ở công ty tư vấn nổi tiếng như McKinsey, hay JPMorgan, NRI hay không? Hãy nhớ rằng: McKinsey tuyển rất nhiều sinh viên xuất thân từ Todai, Waseda, học đủ các ngành và lĩnh vực khác nhau như khoa học trái đất, máy móc, máy tính, năng lượng, vật liệu mới .. Họ vẫn luôn cho rằng, với hệ thống training course tuyệt vời của họ thì chỉ cần có tiềm năng và nhiệt huyết, họ hoàn toàn có thể đào tạo bạn trở thành một chuyên gia tư vấn xuất sắc.

[3] Chuẩn bị hồ sơ cá nhân kỹ càng
Sau khi hoàn thành [2], bạn chuyển sang chuẩn bị hồ sơ cá nhân.
Thường thì các công ty cho phép bạn đăng kí online, nhưng bạn vẫn phải chuẩn bị CV cá nhân (mua ở Coop của trường hay bất kỳ chỗ nào). Khi viết CV thì chữ viết nên sạch sẽ (không cho phép dùng bản in); nội dung nên ngắn gọn, mạch lạc (do bị giới hạn số từ, đặc biệt khi bạn đăng kí entry-sheet online).
Chú ý:
– Trong CV bao giờ cũng có mục 志望動機 (tại sao lại thích công ty), điểm mạnh-điểm yếu của cá nhân. Phần 志望動機 nên tham khảo những gì đã ghi chép ở phần [1], [2] mà trình bày cho hợp lý. Chú ý là không nên viết những câu chung chung, vô thưởng vô phạt kiểu như, tôi muốn vào công ty này vì đơn giản công ty lớn, lợi nhuận cao. Nên suy nghĩ tại sao mình thích công ty này, tại sao muốn làm việc ở công ty này, nếu làm việc ở đó thì bạn có thể giúp được gì cho công ty. Phần điểm mạnh, điểm yếu cũng vậy. Các NTD thường đọc để xem bạn tự đành giá bản thân đến mức độ nào. Rõ ràng không ai muốn tuyển một người mà ngay cả bản thân họ cũng không hiểu rõ về chính điểm mạnh, điểm yếu của mình. Nếu là điểm mạnh, thì nên kể một episode nào minh chứng cho điều đó, và nhận xét về điểm mạnh đó nên do người thứ 3 đánh giá. Còn về yếu điểm, thì nên trình bày bạn đã và đang làm gì để dần cải thiện những yếu điểm đó. Nếu khôn khéo, bạn có thể lồng được hai điểm manh-yếu này với nhau. Tuy nhiên, đó là technique nhỏ không quan trọng, bạn có thể tìm thấy bằng cách google.
– Nếu như khoảng 10 năm trước thì sinh viên chỉ cần xuất thân từ Todai, Waseda, Keio, Tokodai .. là được nhận vào ngay. Ngày nay, các công ty tỉnh táo hơn trong việc lựa chọn, họ muốn có sự đa dạng của sinh viên, cũng như họ tuyển những người hiểu và muốn vào công ty họ, hơn là chỉ dựa trên tên trường, và thành tích học tập (được nói rõ hơn trong phần [5.3]). Nói thế để thấy rằng, nếu bạn không may mắn được học ở một trong trường lớn trên thì cũng đừng vì thế mà tự ti, không dám thử sức ở những công ty lớn như IBM, NTT, Nomura, NEC .. Các NTD luôn biết cách đánh giá bản thân con người bạn và khả năng tiềm ẩn của bạn, chứ không phải danh tiếng của trường bạn đang học.

[4] Trang phục
Cái này thì chắc không phải nói nhiều vì bất kỳ ai đã từng sống ít nhất 3 năm bên Nhật đều biết những quy tắc ăn mặc tối thiểu khi tham gia. Phổ biến nhất vẫn là mặc suit, thắt caravat (nữ thì không cần) và đi giày tối màu, thường là màu đen. Tóc nên cắt gọn gàng, hạn chế không nên nhuộm tóc vì sẽ dễ gây mất cảm tình với NTD. Cũng nên chuẩn bị túi xách gọn nhẹ, vì để đựng giấy tờ và thứ cần thiết khác.
Tuyệt đối không nên mặc casual wear khi tham gia.

[5] Thi tuyển chính thức:
Được chia làm nhiều giai đoạn, sau đây là một ví dụ điển hình của quá trình tuyển dụng
5.1 Đăng kí entry-sheet
Hầu hết các công ty cho phép đăng kí hồ sơ online. Nội dung câu hỏi thì đa dạng, chủ yếu nhất là tại sao thích công ty này, hãy kể về những gì bạn đã làm khi còn là sinh viên, hãy kể về một khó khăn mà bạn gặp phải và bạn đã vượt qua nó thế nào, bạn muốn làm gì sau khi vào công ty, bạn hãy nói về điểm yếu-điểm mạnh của mình, bạn hãy tưởng tượng bạn sẽ như thế nào sau 10 năm nữa .. Nội dung của mỗi mục thường bị giới hạn về số từ (200-400 từ), nên bạn phải viết ngắn gọn, súc tích và phải đủ ý, tránh dùng những từ abstract. Tốt nhất là hãy nhờ một ai đó check lại cho bạn xem viết thế đã hợp lý chưa, có cần sửa đổi thêm gì không.
5.2 Thi viết
Thi viết thì có nhiều dạng, phổ biến nhất vẫn là SPI (google). Kiểm tra ngôn ngữ (Nhật và Anh, tùy công ty), tính toán, logic. Thời gian thường bị giới hạn, do đó để tăng tốc độ làm, bạn nên dành thời gian để chuẩn bị. Bạn có thể mua một hai cuốn ở bất cứ hiệu sách nào.
Chú ý: VYSA Job Fair lần này không có phần thi viết (BBT)

5.3 Phỏng vấn
Thường được tiến hành vài lần trước khi họ quyết định chính thức nhận bạn hay không. Phỏng vấn có nhiều kiểu: Group Discussion hay Interview. Group discussion thì gồm một nhóm 3-5 người rồi tiến hành thảo luận về một chủ để mở nào đó. Họ muốn kiểm tra các kĩ năng cơ bản của bạn khi thảo luận, chứ không đánh giá nội dung đúng-sai. Cái này có lẽ không xa lạ gì đối với các bạn những năm thứ 3, hoặc khi vào lab. Interview cá nhân thì họ sẽ hỏi để hiểu rõ hơn về cá nhân bạn, những gì bạn đã làm khi còn trên ghế nhà trường.. nhằm xác định xem bạn có hợp với công ty của họ không.
Thông tin chi tiết thì thường thế này (ví dụ)
– Giới thiệu (appeal) về bản thân: ngắn gọn, tại sao bạn thích công ty này. Cá nhân mình tham gia phỏng vấn ở nhiều công ty, và cũng nói chuyện với nhiều bạn bè, thì rất ít người appeal về việc học của mình. Điều này có thể xuất phát từ preconception của người Nhật là sinh viên nào chỉ biết học sẽ không biết những cái khác, commmunication sẽ kém. Mà trong công ty thì nếu communication không tốt thì sẽ không thể làm việc được, cũng như không thể thuyết phục được khách hàng mua sản phẩm của công ty.
– Bạn đã làm những gì khi còn ngồi trên ghế nhà trường? Arubaito hoặc tham gia club của trường? Tại sao bạn làm cái đó? Bạn rút được những bài học, kinh nghiệm gì cho bản thân? Nó có ích gì nếu bạn được tuyển vào công ty của họ?
– Bạn thích làm công việc gì? Tại sao muốn làm công việc đó? Tôi thích công việc này dựa vào chuyên môn và dựa vào kinh nghiệm xã hội..
– Trong vòng 3-5 năm tới, bạn muốn trở thành người thế nào? Project leader ư? Tại sao bạn tin như vậy?
– Bạn biết gì về sản phẩm của công ty tôi? Bạn có sẵn sàng đồng ý nếu tôi cho bạn về làm việc tại quốc gia của bạn?
– Bạn tự tin về điểm gì của bản thân? (chẳng hạn, tôi có thể tự tin rằng tôi không hề sợ thất bại. Ví dụ? Trong quá khứ tôi đã từng trải qua kinh nghiệm này này)
– Luận văn bạn đang làm về cái gì? Bạn có thể tóm tắt trong 1-2 câu để tôi có thể hiểu không?
– Tại sao bạn học cái này (xã hội/kỹ thuật) mà bạn lại muốn làm về cái này (IT/service)? Từ trước đến nay, tôi vẫn có ý thức muốn trải qua nhiều công việc khác nhau để phát huy nhất khả năng có thể của mình. Ví dụ, tôi học cái này ở trường, nhưng tôi làm thêm về cái này cho một công ty nhỏ của Nhật, ở công ty đó tôi đã hiểu được điều này. Tôi chưa bao giờ cho rằng những gì học ở trường có thể dùng được ngay khi vào công ty cả, nên trong khả năng và thời gian cho phép, tôi vẫn luôn làm nhiều việc cùng một lúc ..
– Trong tương lai, bạn muốn quay về VN làm việc không? Có. Nhưng rất tiếc là công ty chúng tôi không phát triển mạng lưới ra quốc tế. Cái đó thì không sao, đó chỉ là một trong những option của tôi, không phải là điều kiện cần khi tôi lựa chọn công ty.
– Cuối cùng, bạn có hỏi gì về công ty chúng tôi không? Sẽ tốt hơn nếu bạn chuẩn bị trước một vài câu hỏi cụ thể về công ty, sản phẩm hay chiến lược kinh doanh của họ trong tương lai.

Chú ý:
– Nên nhờ một người bạn, hoặc ai đó tiến hành phỏng vấn thử cho bạn. Họ sẽ có những lời khuyên bổ ích mà bạn không nhận ra.
– Không nên học thuộc các câu trả lời, mà chỉ nên chuẩn bị ý mà bạn định nói trước trong đầu. Sẽ là tai hại nếu bạn không chợt quên những gì bạn đã viết ra. Hơn nữa, văn viết và văn nói là hai chuẩn hoàn toàn khác nhau, bất kì ai cũng có thể nhận ra ngay điều này.
– Khi phỏng vấn, nên tự tin vào những gì bạn nói. Hãy nghĩ rằng họ muốn biết về bản thân bạn, chứ đây không phải là cuộc kiểm tra cuối học kỳ. Họ đặc biệt có ấn tượng về bạn, nếu bạn tỏ ra tự tin, và cởi mở trong giao tiếp với họ.
– Đối với các công ty vừa và nhỏ thì mình không biết, nhưng đối với các công ty lớn (NTT, IBM, Mỉcrosoft, Nomura, Hitachi ..) thì các bằng cấp về ngôn ngữ chỉ mang tính tham khảo là chính, không ai đánh trượt bạn bởi bạn không có bằng tiếng Nhật 1-kyu/TOEIC 999pts, và cũng không ai tuyển bạn ngay bởi vì bạn có mấy cái đấy cả. Tuy nhiên, các công ty vừa và nhỏ làm việc liên quan đến Việt Nam thì sẽ khác. Bạn nên kiểm tra thông tin kỹ để chuẩn bị nếu cần thiết.

[6] Một số chú ý khác:
Có một số điều cần lưu ý mà có thể có các bạn không để ý tới.

[i] Một là, nên làm gì nếu bạn được một công ty đồng ý tuyển vào, nhưng bạn vẫn muốn tìm thêm các công ty phù hợp hơn?
Đây là một điều tế nhị, do đó, bạn cũng nên xử sự một cách khéo léo và rõ ràng. Thường thì trong những trường hợp này, bạn nên đến gặp trực tiếp; hoặc không thì gọi điện thẳng cho bộ phận tuyển dụng. Theo cá nhân mình thì nên gặp trực tiếp thì tốt hơn (trong khả năng có thể). Lý do: vì rất có thể sau này sẽ làm việc liên quan, việc tạo mối quan hệ cá nhân thì không bao giờ là thừa cả. Bạn nên cám ơn và nói rõ rằng bạn muốn tiếp tục tìm kiếm công ty mới. Hầu hết họ đều hiểu và sẽ chúc bạn may mắn.
[ii] Thế đối với các bạn tìm việc theo con đường giới thiệu của trường (suisen) thì thế nào?
Chi tiết về chế độ suisen bạn có thể xem ở đây [link]
Trừ trường hợp bạn chưa gửi giấy suisen có đóng dấu của khoa (chính xác là giáo sư phụ trách của khoa), bạn hoàn toàn có thể từ chối nếu vẫn còn muốn tiếp tục tìm kiếm các công ty khác. Còn trường hợp đã gửi giấy tờ (công ty thường cho bạn 1-2 tuần để quyết định) thì gần như 99.9% là bạn không được phép từ chối. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ giữa khoa (department) của bạn với công ty, trong trường hợp tồi tệ nhất thì có thể từ năm sau công ty đó sẽ không cho suisen đến khoa của bạn nữa. Tất nhiên, ai đó có thể cho rằng, năm sau thì liên quan gì đến mình. Tuy nhiên, mình muốn nhắc lại đây là vấn đề mang tính trách nhiệm và tư cách, một điều vốn rất được coi trọng trong xã hội Nhật, và nó ảnh hưởng đến nhiều người chứ không phải là chỉ bản thân bạn.
[iii] Chế độ suisen của khoa/trường bạn đang học
Nên check kĩ thông tin về suisen ở khoa của bạn. Rất có thể trong đó sẽ có những công ty mà bạn thích.
[iv] Thông tin về Job Fair dành riêng cho sinh viên nước ngoài do trường bạn tổ chức
Ví dụ, ở Todai gần đây họ bắt đầu thường xuyên tổ chức các Job Fair dành riêng cho sinh viên nước ngoài. Tất nhiên, số lượng công ty tham gia cũng sẽ hạn chế. Chủ yếu vẫn là các công ty quen thuộc, đã có mặt ở thị trường Việt Nam/thế giới từ lâu như Sony, Toyota, Nisan, Hitachi, Fujitsu, MitsuiSumitomo Bank, Kajima, Obayashi Construction. etc. Tuy vậy đây vẫn là những cơ hội rất tốt cho những bạn nào muốn làm việc liên quan đến Việt Nam.

[7] Thay cho lời kết:
Bạn hãy nhớ rằng tìm việc (chứ không phải đi xin việc) giống như bạn đi tìm người yêu vậy, cần phải có sự hiểu biết lẫn nhau từ cả hai phía, bạn và người tuyển dụng. Nếu bạn thích công ty đó, nhưng NTD không thấy bạn phù hợp với công ty; hoặc ngược lại, NTD chấp nhận bạn nhưng bạn vẫn còn băn khoăn, chưa thực sự ưng ý thì hãy mạnh dạn tiếp tục tìm kiếm các công ty phù hợp hơn nữa. Và quan trọng hơn nữa là phải luôn tự tin vào bản thân mình, dù thời gian đầu bạn có thể bị một số công ty loại. Hãy nghĩ rằng, điều đó sẽ càng tạo thêm kinh nghiệm cho bạn trong những cuộc phỏng vấn sau mà thôi.

Chúc các bạn tìm được công ty và được làm công việc mình yêu thích.

[8] Tham khảo thêm
– Đăng kí danh sách cá nhân, và tìm hiểu thông tin về các công ty: http://rikunabi2008.yahoo.co.jp
– Danh sách các công ty, chia sẻ thông tin về công ty http://nikki.ne.jp
– http://gakusei.enjapan.com/2008/

Tạ Duy Thắng
ĐH Tokyo