Điều lệ Hội Thanh niên – Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản
a. Tên tiếng Việt: Hội Thanh niên – Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản
b. Tên tiếng Anh: Vietnamese Youths and Students Association in Japan
c. Tên tiếng Nhật: 在日ベトナム学生青年協会(zainichi-betonamu-gakusei-seinen-kyokai)
d. Tên viết tắt: VYSA
e. Ngày truyền thống của Hội: Ngày 10 tháng 11 (Lấy theo ngày tổ chức Đại hội Thành lập)
f. Bài ca chính thức của Hội: “Bài ca Sinh viên” của Nhạc sỹ Trần Hoàng Tiến
Hội Thanh niên – Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản (từ đây, trong bản Điều lệ này được gọi tắt là Hội) là một tổ chức được thành lập trên cơ sở đoàn kết và tập hợp rộng rãi mọi sinh viên, thanh niên Việt Nam đang học tập, nghiên cứu, sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.
Điều 1: Mục đích, Nguyên tắc Tổ chức – Hoạt động của Hội
Mục đích:
a. Đoàn kết, khuyến khích, trao đổi va giúp đỡ lẫn nhau trong học tập, nghiên cứu và sinh hoạt.
b.Bảo vệ các quyền lợi hợp pháp, chính đáng của thanh niên và sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản.
c. Tổ chức các hoạt động thiết thực góp phần nâng cao đời sống văn hóa – tinh thần của các Hội viên.
d. Đoàn kết, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác bình đẳng với các tổ chức khác.
Nguyên tắc Tổ chức và Hoạt động của Hội:
a. Hội được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, hiệp thương dân chủ và thống nhất hành động. Hội hoạt động trong khuôn khổ các quy định pháp luật của Việt Nam và Nhật Bản.
b. Giữ liên lạc và báo cáo thường xuyên các hoạt động chính thức của Hội với Bộ phận quản lý sinh viên của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản.
Điều 2: Quyền lợi, Nhiệm vụ và Điều kiện trở thành Hội viên
Quyền lợi của Hội viên:
a. Được yêu cầu tổ chức Hội bảo vệ các quyền lợi hợp pháp, chính đáng của mình trước pháp luật và công luận của Việt Nam cũng như Nhật Bản.
b. Được tham gia mọi hoạt động và hưởng các phúc lợi tập thể của Hội, do Hội tổ chức hoặc quản lý.
c. Được bàn bạc và góp ý kiến về các công tác và hoạt động của Hội.
d. Được ứng cử và đề cử vào các vị trí điều hành các cấp của tổ chức Hội.
Nhiệm vụ của Hội viên:
a. Thực hiện nghiêm chỉnh Điều lệ Hội và các nghị quyết của Hội, sinh hoạt và đóng góp hội phí. Góp phần tuyên truyền nâng cao uy tín và mở rộng ảnh hưởng của Hội.
b. Tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp của nước sở tại, tích cực tham gia đóng góp và xây dựng Hội ngày càng vững mạnh.
c. Đoàn kết, giúp đỡ các hội viên khác trong công tác, học tập và sinh hoạt.
Điều kiện trở thành Hội viên:
a. Tất cả các thanh niên, sinh viên là công dân Việt Nam đang học tập, nghiên cứu và sinh sống tại Nhật Bản, tán thành Điều lệ Hội, tự nguyện gia nhập đều có quyền được trở thành Hội viên chính thức của Hội.
b. Các cán bộ, giáo viên, các nhà hoạt động chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, nghệ thuật..có uy tín trong sinh viên tại Nhật Bản, tán thành Điều lệ Hội, mong muốn gia nhập, có đóng góp tích cực và tự nguyện tham gia các hoạt động của Hội, có thể được kết nạp là Hội viên danh dự.
Điều 3: Tổ chức Hội
Tổ chức hội bao gồm:
1- Ban chấp hành Hội, trong đó có các tiểu ban sau:
a. Tiểu ban Thông tin.
b. Tiểu ban Văn hóa.
c. Tiểu ban Thể thao.
d. Tiểu ban Đối ngoại.
e. Tiểu ban Tài chính.
2- Ban Kiểm soát.
3- Các chi Hội.
Điều 4: Ban Chấp hành Hội
Ban Chấp hành Hội (BCH) là đại diện của tất cả các cá nhân, các diễn đàn, các chi hội tham gia vào Hội. Chức năng và nhiệm vụ của BCH bao gồm:
a. Xác định đường lối, phương thức hoạt động, chương trình hành động của Hội
b. Hàng năm tiến hành Đại hội và tổ chức bầu cử BCH cho nhiệm kỳ kế tiếp.
c. Vào đầu nhiệm kỳ, BCH có trách nhiệm đưa ra chương trình hoạt động của Hội.
d. Trực tiếp điều hành các hoạt động của Hội.
e. Bãi miễn tư cách thành viên của Hội viên.
Thành viên BCH bao gồm: Chủ tịch, các Phó chủ tịch, các Trưởng Tiểu ban và các thành viên khác – Là những người tự nguyện tham gia và do các Chi hội, hoặc các diễn đàn sinh viên (được hiểu là các Hội Thanh niên – Sinh viên ở các trường, các nhóm trường hoặc các địa phương) đề cử, hoặc được ít nhất 02 thành viên đương nhiệm của BCH giới thiệu.
Các quyết định của BCH được thông qua bằng cách bỏ phiếu, kết quả dựa trên đa số (trên 50% số người tham gia bỏ phiếu). Việc biểu quyết (hoặc bỏ phiếu) chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên đương nhiệm của BCH tham dự.
Thành viên của BCH có các quyền sau:
a. Đưa các vấn đề ra thảo luận trong BCH
b. Tham gia thảo luận
c. Yêu cầu bỏ phiếu phủ quyết/tán thành về một quyết định thuộc chức năng của BCH, yêu cầu này chỉ được chấp thuận khi có ít nhất 01 thành viên trong BCH cùng đề nghị.
d. Tham gia bỏ phiếu, các phiếu của các thành viên có giá trị ngang nhau.
Chủ tịch BCH (Chủ tịch Hội) do các thành viên BCH bầu ra và có nhiệm kỳ 01 năm. Mỗi cá nhân chỉ có quyền đảm nhận vị trí Chủ tịch BCH tối đa 02 nhiệm kỳ. Chủ tịch BCH có trách nhiệm cao nhất trong nội bộ Hội, với nhiệm vụ điều hành các hoạt động của BCH, chịu trách nhiệm trong các quyết định và nghị quyết của Hội.
Điều 5: Các Tiểu Ban trong Ban Chấp hành Hội
Ban Chấp hành gồm có các Tiểu ban sau:
1. Tiểu ban Thông tin:
a. Chịu trách nhiệm thông tin, tuyên truyền, liên lạc giữa các chi hội, các diễn đàn
b. Quản lý mail list, xây dựng trang Web
c. Thiết kế các biểu trưng, áp-phích… với mục đích tuyên truyền các hoạt động của Hội
2. Tiểu ban Văn hoá:
a. Chịu trách nhiệm tuyên truyền, giới thiệu truyền thống văn hóa mang bản sắc Việt Nam trong các hoạt động của Hội cũng như trong việc giao lưu với các tổ chức khác.
b. Đề xuất, xây dựng và tổ chức các liên hoan ẩm thực, văn hóa, văn nghệ.
c. Xây dựng và quản lý các diễn đàn Văn học – Nghệ thuật, nâng cao đời sống Văn hóa – Tinh thần của Hội.
3. Tiểu ban Thể thao:
a. Đề xuất, thiết kế và tổ chức các giải thi đấu Thể thao trong nội bộ Hội cũng như tổ chức/tham gia các hoạt động thể thao với các tổ chức khác.
b. Xây dựng các nội quy thi đấu, cơ chế giải thưởng cho các giải thể thao do Hội tổ chức.
4. Tiểu ban Đối ngoại:
a. Giao lưu, mở rộng quan hệ hữu nghị và bình đẳng, cùng có lợi với các tổ chức khác.
b. Chịu trách nhiệm tuyên truyền, giới thiệu rộng rãi tổ chức và các hoạt động của Hội.
5. Tiểu ban Tài chính:
a. Có trách nhiệm xây dựng và quản lý quỹ hội.
b. Chịu trách nhiệm thu, chi, điều phối quỹ hội.
c. Tìm kiếm và vận động các nguồn tài trợ.
d. Báo cáo định kỳ tài chính cho BCH (06 tháng một lần).
Cùng với các thành viên của mình, Trưởng Tiểu ban có toàn quyền quyết định việc sắp xếp nhân sự, tổ chức hoạt động, quản lý và xây dựng ngân quỹ của Tiểu ban. Trưởng Tiểu ban có quyền kiến nghị và đề cử các cá nhân có những đóng góp hiệu quả và tích cực tham gia vào BCH của Hội.
Cũng như các chi Hội, tất cả các hoạt động do các Tiểu Ban tổ chức nếu mang danh nghĩa của Hội, phải được báo cáo lên BCH ít nhất 02 tuần trước thời điểm các hoạt động sẽ diễn ra.
Mỗi nửa nhiệm kỳ ( 06 tháng), các Tiểu ban phải có báo cáo tổng kết, nêu các kiến nghị và lập phương hướng hoạt động cho nhiệm kỳ kế tiếp. Các báo cáo này sẽ được trình bày, thảo luận và đánh giá công khai trên diễn đàn cua BCH.
Điều 6: Ban Kiểm soát
Ban Kiểm soát (BKS) có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của Hội. Các thành viên của BKS do Ban Chấp hành bầu ra và có nhiệm kỳ 01 năm. Trưởng ban Kiểm soát do các thành viên của BKS bầu ra. Các nội dung thuộc nhiệm vụ của BKS bao gồm:
a. Tình hình tài chính của Hội
b. Tính hợp lệ của các quyết định của BCH dựa trên Chương trình hành động đã được thông qua.
Thành viên của BKS có quyền yêu cầu BCH và các Tiểu ban trực thuộc cung cấp các số liệu cần thiết, đưa vấn đề ra biểu quyết và yêu cầu bỏ phiếu.
Ban Kiểm soát phải báo cáo tới Hội và BCH định kỳ 06 tháng một lần.
Điều 7: Các chi Hội và các Diễn đàn sinh viên thuộc Hội
a. Các chi hội được tổ chức trên cơ sở các nhóm sinh hoạt tại các trường, các nhóm trường hoặc các địa phương.
b. Chi hội trưởng được các thành viên của chi hội tự bầu ra, sau đó Chi hội trưởng có trách nhiệm báo cáo với BCH về tổ chức và nhân sự của chi hội do mình đại diện.
c. Các chi hội có quyền yêu cầu sự giúp đỡ của Hội trong các hoạt động chính thức của mình. Các hoạt động của chi hội nếu có liên quan đến Hội phải được báo cáo và được BCH chấp thuận.
d. Hội không chịu trách nhiệm nào về các hoạt động riêng và tự phát của các chi hội.
Điều 8: Đại hội Thanh niên – Sinh viên Việt Nam toàn Nhật
Nhiệm vụ của Đại hội:
a. Thảo luận và thông qua báo cáo tổng kết nhiệm kỳ của BCH
b. Bầu cử ra BCH nhiệm kỳ kế tiếp
c. Thảo luận và quyết định mục tiêu, chương trình hành động của Hội trong nhiệm kỳ mới.
d. Thảo luận, góp ý vào các văn kiện, các nghị quyết và kiến nghị của Hội.
Đại hội được tổ chức hàng năm. Khi cần thiết và có quá nửa số thành viên trong BCH đề nghị, Hội có thể triệu tập Đại hội bất thường.
Điều 9: Khen thưởng và Kỷ luật
Các hội viên và các cá nhân có thành tích đặc biệt, có công lao xứng đáng với hoạt động của Hội, có kết quả xuất sắc trong hợ tập, nghiên cứu, tích cực tham gia xây dựng Hội sẽ được đề cử với BCH có các khen thưởng xứng đáng.
Các hội viên vi phạm Điều lệ Hội, làm ảnh hưởng xấu đến uy tín của Hội sẽ bị đề xuất với BCH có những hình thức kỷ luật tùy theo mức độ: Phê bình, cảnh cáo hoặc khai trừ ra khỏi Hội.
Điều 10: Chấp hành điều lệ Hội
Tất cả các Hội viên và các tổ chức thuộc Hội có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh Điều lệ Hội.
Việc sửa đổi, bổ sung và thông qua điều lệ Hội do Đại hội toàn Nhật quyết định.
Ban Chấp hành Hội có trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện điều lệ Hội.